Zásady ochrany osobních údajů
Tyto zásady popisují, jak aplikace D&D Core (dále jen "aplikace" nebo "CRM"), dostupná na adrese www.dndcore.cz, zpracovává osobní údaje svých uživatelů, návštěvníků webu a údaje, ke kterým získá přístup přes služby Google.
1. Kdo údaje zpracovává
Provozovatelem aplikace je Dominik Klos, podnikatel zapsaný v živnostenském rejstříku, s místem podnikání Novoveská 659/10, Mariánské Hory, 709 00 Ostrava, IČO 23328380 (dále jen „provozovatel“). Kontakt pro všechny dotazy k ochraně osobních údajů: podpora@dndcore.cz.
- Údaje o uživatelích (poradcích), o návštěvnících webu a o platbách zpracovává provozovatel jako správce.
- Údaje o klientech poradců, které do aplikace vkládá uživatel, zpracovává provozovatel jako zpracovatel pro uživatele. Správcem těchto údajů je uživatel (poradce), který odpovídá za to, že k jejich zpracování má právní důvod a že je do aplikace smí vložit. Podmínky zpracování upravuje článek 7 obchodních podmínek. Klienti poradců uplatňují svá práva především u svého poradce. Pokud se obrátí na nás, žádost mu předáme.
2. Komu je aplikace určena
Aplikace je CRM systém pro finanční poradce a jejich týmy, kteří ji používají při své podnikatelské činnosti. Není určena spotřebitelům ani dětem.
3. Jaké údaje zpracováváme
- Údaje o uživateli: jméno, e-mail, role v týmu, nastavení účtu a záznamy o přihlášení.
- Platební a fakturační údaje: jméno nebo název firmy, IČO, adresa, e-mail, zvolený tarif a přehled plateb. Číslo platební karty nevidíme, zpracovává ho jen Stripe. Údaje zpracováváme, protože jsou nutné ke splnění smlouvy a zákonných povinností (účetnictví).
- Údaje o klientech poradců: kontaktní údaje, poznámky, termíny schůzek, smlouvy, záznamy hovorů a dokumenty, které do CRM zadají sami poradci při své práci.
- Klientské složky: poradce může klientovi poslat odkaz do jeho složky na adrese www.dndcore.cz/klient. Klient tam vidí dokumenty, osobní údaje a smlouvy, které o něm poradce v aplikaci vede (interní poznámky poradce ne), a může nahrát dokumenty a doplnit osobní údaje, například datum narození, rodné číslo, adresu nebo údaje z občanského průkazu. Vše je nepovinné a u každého údaje je vysvětleno, k čemu slouží. Doplněný údaj se zapíše do prázdného pole v kartě klienta; liší-li se od již uloženého, nic se nepřepíše a poradce ho zkontroluje. Dokumenty a údaje vidí poradce klienta a jeho nadřízení v týmu podle rolí, nikdo jiný. Odkaz platí 7 dní a jde použít jen jednou; prohlížeč klienta si pak pamatuje přihlášení nejvýše 180 dní, dokud se klient neodhlásí nebo mu poradce přístup nezruší. V databázi ukládáme jen otisk kódu a přihlášení, ne samotný kód. Ve složce si klient a poradce mohou psát zprávy; vidí je jen klient, jeho poradce a nadřízení poradce v týmu.
- Odebrání údajů ze složky: klient může ze svého přehledu kdykoli odebrat jednotlivé dokumenty a údaje nebo vše najednou. Odebráním zmizí z jeho složky, poradce si však ponechává záznamy, které musí uchovávat podle právních předpisů (zejména zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, a předpisů o distribuci pojištění, spotřebitelském úvěru a investičních službách), a to po dobu, kterou tyto předpisy stanoví. Žádost o výmaz ostatních údajů lze podat podle bodu 9.
- Údaje z Google kalendáře: jen pokud uživatel sám propojí svůj Google účet (viz bod 4).
- E-mailová schránka: jen pokud si ji uživatel sám připojí (přes IMAP, u Gmailu heslem aplikace). Přihlašovací údaje ke schránce jsou uložené na serveru a z prohlížeče je nikdo nepřečte. Zprávy se načítají ze schránky jen pro zobrazení uživateli, aplikace je neodesílá bez jeho pokynu a neukládá jejich obsah do databáze. Asistentce v aplikaci se e-mail předá jen tehdy, když ji o to uživatel sám požádá (viz bod 5).
- Technické údaje: údaje nutné pro provoz a zabezpečení aplikace, například typ prohlížeče a chybové záznamy.
- Měření návštěvnosti webu: na úvodní stránce www.dndcore.cz anonymně měříme, které části si návštěvníci prohlédnou, na co klikají, zda pustí video nebo ukázku a odkud na web přišli (například z reklamy). Nepoužíváme k tomu cookies ani jiné ukládání do prohlížeče, neukládáme IP adresu ani nic, co by vás identifikovalo; každá návštěva má jen náhodné označení, které po zavření stránky zaniká. Pokud máte v prohlížeči zapnuté „Do Not Track“ nebo „Global Privacy Control“, neměříme nic. Údaje slouží jen ke zlepšování webu a vidí je pouze provozovatel.
- Asistentka Adéla v ukázce: v ukázce CRM na www.dndcore.cz/demo může každý návštěvník napsat Adéle několik zpráv. Abychom zabránili zneužití, ukládáme jen počítadlo zpráv u jednosměrného otisku (hashe) IP adresy a u náhodného označení zařízení uloženého v prohlížeči; počítadlo se po 30 dnech vynuluje. Samotnou IP adresu neukládáme. Text zpráv zpracuje služba OpenAI, aby Adéla mohla odpovědět; neukládáme ho.
4. Propojení s Google kalendářem
Uživatel může dobrovolně propojit svůj Google kalendář. Aplikace pak žádá o oprávnění https://www.googleapis.com/auth/calendar.events a o základní údaje o účtu (e-mailovou adresu, oprávnění openid a email), aby uživatel viděl, který účet má propojený. Oprávnění ke kalendáři používá výhradně k těmto účelům:
- zapisovat do primárního kalendáře uživatele schůzky naplánované v CRM, narozeniny jeho klientů a termíny z jejich smluv (například konec fixace nebo výročí smlouvy) a upravovat nebo mazat události, které aplikace sama vytvořila,
- načítat změny času u těchto schůzek, aby se přesun provedený v Google kalendáři promítl zpět do CRM,
- zobrazovat uživateli jeho ostatní události z Google kalendáře v kalendáři CRM, aby neplánoval schůzky přes sebe.
Události z Google kalendáře, které nevytvořila aplikace, se zobrazují jen v prohlížeči uživatele a neukládají se na naše servery.
Aby propojení vydrželo i po zavření aplikace, uchovává server obnovovací token (refresh token), který vydal Google. Token je uložený v databázi Google Firebase v EU, přístup k němu má jen serverová část aplikace (žádný uživatel ani prohlížeč ho nepřečte) a používá se jen k synchronizaci kalendáře uživatele, který ho propojil. Prohlížeč dostává jen krátkodobý přístupový token (platný nejvýše 1 hodinu). Po odpojení kalendáře se obnovovací token u Googlu zruší a z databáze smaže.
Používání a předávání informací získaných z Google API se řídí zásadami Google API Services User Data Policy, včetně požadavků na omezené použití (Limited Use). Údaje z Google kalendáře zejména:
- nepoužíváme k reklamě ani je neprodáváme,
- nepředáváme třetím stranám, s výjimkou případů vyžadovaných zákonem,
- neposíláme do služeb umělé inteligence a nepoužíváme je k trénování žádných modelů,
- nečteme lidmi, s výjimkou případů, kdy k tomu uživatel dá výslovný souhlas (například při řešení jeho požadavku na podporu), kdy je to nutné z bezpečnostních důvodů nebo to vyžaduje zákon.
Propojení lze kdykoli zrušit tlačítkem Odpojit v kalendáři CRM nebo v nastavení Google účtu na myaccount.google.com/permissions. Schůzky, které aplikace do Google kalendáře zapsala, si uživatel může smazat přímo v Google kalendáři.
Google user data (English summary)
This section summarizes, in English, how D&D Core handles data received from Google APIs. It applies only to users who choose to connect their Google Calendar.
- Data accessed: with the scope
https://www.googleapis.com/auth/calendar.eventsthe app reads and writes events in the user's primary Google Calendar (title, time, description, location and a private app tag on events the app created). Withopenidandemailit reads the email address of the connected Google account. No other Google data (Gmail, Drive, contacts, other calendars) is accessed. No aggregated or anonymized Google user data is created. - Data use: the data is used only for user-facing calendar features: (1) creating, updating and deleting events for client meetings, client birthdays and contract deadlines scheduled in the CRM, (2) reading time changes of these app-created events so a move in Google Calendar is reflected back in the CRM, (3) showing the user's other events inside the CRM calendar to prevent double-booking, (4) showing which Google account is connected. The app edits or deletes only events it created itself.
- Data sharing and transfer: Google user data is not sold and is not shared with or transferred to any third party, except Google Cloud (Firebase, EU region) acting as our hosting provider, and where required by law. It is never shared with advertisers, data brokers or AI services, and it is not used for advertising, credit or lending decisions.
- Data protection: all traffic uses HTTPS (TLS). Data at rest is stored encrypted in Google Cloud Firestore in the EU. The OAuth refresh token is readable only by our server-side code (database security rules deny all user and browser access); the browser receives only a short-lived access token (max. 1 hour). Events not created by the app are displayed only in the user's browser and are never stored on our servers.
- Retention and deletion: the refresh token and the connected email address are kept only while the calendar is connected. When the user clicks "Odpojit Google kalendář" (Disconnect Google Calendar), or removes access at myaccount.google.com/permissions, the token is revoked at Google and deleted from our database immediately. When an account is deleted, all its data, including Google-derived data, is deleted from the production database within 30 days and from backups within 90 days. Users can request deletion at any time at podpora@dndcore.cz.
- AI / ML: Google user data is not sent to any AI or machine-learning service (including OpenAI) and is not used to develop, improve or train any AI/ML models.
- Human access: no person reads Google user data, unless the user gives explicit consent (for example for a support request), it is necessary for security purposes, or it is required by law.
Limited Use: D&D Core's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. The use of raw or derived user data received from Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.
5. Funkce umělé inteligence
Některé funkce (asistent v aplikaci, shrnutí schůzek, předvyplnění údajů z dokumentu) posílají text, který uživatel zadá nebo nahraje, ke zpracování službě OpenAI. Posílá se jen obsah nutný pro danou funkci a jen když ji uživatel sám použije. Údaje z Google kalendáře se do těchto služeb neposílají.
6. Kde jsou údaje uložené a kdo k nim má přístup
Data aplikace jsou uložena na serverech, které provozovatel pro službu provozuje v cloudu Google Cloud v Evropské unii (databáze Firestore v multiregionu EU a úložiště souborů). Při zpracování využíváme tyto další zpracovatele:
- Google Ireland Limited (Google Cloud, Firebase): hosting, databáze, úložiště souborů, přihlášení a zálohy, servery v EU,
- OpenAI: funkce umělé inteligence, jen když je uživatel použije (viz bod 5),
- Stripe Payments Europe, Ltd.: zpracování plateb za předplatné. Údaje o platební kartě vidí jen Stripe, my ne,
- Meta Platforms Ireland Ltd.: jen pokud návštěvník webu souhlasí s marketingovými cookies (viz bod 3).
Pokud některý zpracovatel předává údaje mimo EU, děje se tak na základě standardních smluvních doložek Evropské komise nebo jiného zákonného mechanismu. K údajům o klientech má přístup poradce, který je spravuje, a jeho nadřízení v týmu podle nastavených rolí. Údaje neprodáváme a nepředáváme k marketingovým účelům.
7. Zálohy, doba uchování a výmaz
- Zálohy: data aplikace pravidelně zálohujeme na našich serverech v EU, abychom je mohli obnovit po technické chybě. Zálohy uchováváme 90 dní, potom se automaticky mažou.
- Doba uchování: údaje uchováváme po dobu trvání účtu. Smazané kontakty a dokumenty se nejprve přesunou do archivu, odkud je lze obnovit nebo trvale odstranit.
- Výmaz všech dat: uživatel může kdykoli požádat o výmaz veškerých svých dat e-mailem na podpora@dndcore.cz. Po ověření žádosti, nebo po ukončení smlouvy, data smažeme z provozní databáze do 30 dnů. V zálohách mohou zůstat nejdéle 90 dní od smazání, poté zaniknou. Zálohy nijak nepoužíváme, slouží jen k obnově po chybě.
- Výjimky: účetní a daňové doklady o platbách uchováváme po dobu stanovenou zákonem.
8. Zabezpečení
Přístup do aplikace je chráněn přihlášením, přenos dat probíhá šifrovaně (HTTPS) a přístupová práva jsou omezena pravidly databáze podle rolí uživatelů.
9. Vaše práva
Podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku. Žádost pošlete na podpora@dndcore.cz. Vyřídíme ji bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz).
10. Změny zásad
Tyto zásady můžeme aktualizovat. Aktuální verze je vždy zveřejněná na této stránce s datem platnosti.